Come Scrivere mail professionali in Modo Facile
Come Scrivere Mail professionali senza impazzire e senza rimanere bloccati davanti al terrificante spazio vuoto della “pagina” bianca? Proviamo a suggerirti alcune accortezze che sicuramente ti semplificheranno le cose.
Le piattaforme di comunicazione smartphone come WhatsApp, Facebook Messenger, Google Hangout e altre, stanno pian piano diventando i metodi preferenziali per tenersi in contatto con colleghi e clienti. Sembra quasi che le email siano irrilevanti nel panorama comunicativo del business odierno.
Ma mentre la natura istantanea di queste applicazioni di messaggistica offrono convenienza e accessibilità c’è una carratteristica di professionalità che ancora ammanta la corrispondenza via e-mail e che decisamente manca a tutte le suddette app di messaggistica.
Quindi, come scrivere mail professionali che non appaiano obsolete rispetto ai nuovi sistemi di messaggistica istantanea MA che siano anche in grado di catturare l’attenzione del destinatario? Ecco quattro strategie che potrai utilizzare come punti di orintamento quando ti approesterai a scrivere la tua prossima email di lavoro.
1. Un tema conciso
Capire come scrivere mail è capire quanto velocemente e concisamente un’informazione possa essere consegnata. Spesso chi ci legge non ha tempo né pazienza per ascoltare un monologo. Per cui: un paio di frasi con conclusioni chiare è abbastanza per assicurarsi l’interesse di chi legge.
Tieni a mente lo stesso approccio quando scegli l’oggetto della tua mail. Quando un destinatario controlla le propria casella di posta è ovvio che lo fa dando una rapida occhiata alle prime parole. Queste sono quelle che gli faranno decidere se aprire la mail e continuare la lettura.
Quindi cerca di collegare l’oggetto con l’argomento principale della tua mail, quello che hai bisogno di comunicare, il più essenziale. Posiziona quelle “parole chiave” proprio all’inizio dell’oggetto.
Evita un linguaggio prolisso o ridondante che possa essere qualificato come “spazzaturoso”. Più sei breve e diretto e più il destinatario sarà invogliato a leggere la tua email prima di passare a quella successiva.
2. Pensa a CHI stai scrivendo.
Voler capire come scrivere mail correttamente è capire come strutturare il contenuto di una email professionale. Imperativo considerare il destinatario della mail. È un collega? Un supervisore? Un cliente? Un collaboratore?
L’identità del destinatario e il modo in cui è connesso a te/mittente ti suggerirà l’impostazione globale della email.
Ed è qui che più si palesa il vantaggio della mail rispetto alla messaggistica istantanea da smartphone. infatti questo particolare medium lascia spazio a una maggiore caratterizzazione della comuinicazione.
Ad esempio, stai scrivendo a un collega col quale collabori su un progetto. Il tono ptrà essere maggiormente informale e discorsivo non escludendo espressioni gergali e abbreviazioni. Ma se il destinatario fosse un cliente o un impiegato allora attento, dovrai usare un tono meno familiare e più rispettoso.
Cerca di mantenere sempre un atteggiamento onesto e autentico. Considera le dinamiche di relazione prima di scrivere la tua mail. Un utile aiuto è questo:
Pensa sempre a come, di solito, comunichi verbalmente con la persona alla quale stai scrivendo la mail.
Il modo in cui parli a un tuo collega durante la pausa sigaretta è diverso da quello che utilizzi con il tuo capo durante un meeting. Il tono dell’e-mail dovrebbe riflettere queste differenze.
3. Scegli soltanto UN argomento da discutere nella tua mail di lavoro.
C’è una ragione per cui concentri le tue energie nella scrittura di una mail. Essa serve a farti ottenere qualcosa, a te e alla persona che la legge. Anche per questo, e per amor di brevità, dovrebbe
toccare un argomento ben definito invece di rimbalzare da un’idea all’altra in modo sconnesso.
Questa è un’altra grande differenza con le app di messaggistica istantanea. Con Whatsapp spesso saltiamo da un’argomento all’altro durante una stessa discussione. Principalmente perché nel mezzo di questo scambio di messaggi riusciamo anche a fare altro in simultanea. Per questo le app di messaggi sono popolari: si adattano a un flusso di vita e lavoro che è continuo e frenetico.
La mentalità da utilizzare con la email è un’altra. Pensa al tuo interlocutore come a qualcuno che abbia la possibilità di fare SOLO una cosa alla volta.
Se contatti qualcuno per confermare il pranzo di lavoro del giorno seguente e poi ti ricordi che dovevi anche inviargli le note sull’ultima riunione a proposito di stanziamenti del budget? Allora è meglio che invii due mail separate.
Potrebbe sembrare eccessivo ma sul posto di lavoro questo è importantissimo per evitare malintesi e confusione. Le informazioni rimarranno tutte quante ben digeribili e il destinatario non si sentirà sommerso di richieste.
4. Chiediti: “il contenuto è leggibile?”
Sulle app di messaggistica istantanea puoi interagire utilizzando un sacco di media digitali come immagini, gif, video, audio e via dicendo. Questo rende la conversazione più coinvolgente. Siccome le e-mail non offrono la stessa versatilità diventa cruciale mantenere l’attenzione del destinatario utilizzando solo le parole.
Pensa di scrivere una mail come se stessi scrivendo un racconto. Utilizza informazioni sempre nuove che stimolino pensieri attivi, un contenuto che qualcuno possa voler leggere.
Prima di inviare una mail rileggila attentamente e fatti questa domanda: “una mail così attirerebbe la mia attenzione?”
Se non sei convinto cerca di aggiustarla o riscriverla e tieni presente che chi riceverà la tua mail non sarà così condiscendente e non metterà nella lettura quello sforzo intellettivo che tu hai messo nella scrittura.
Sapere come Scrivere Mail nel modo giusto è alla portata di tutti, basta solo un po’ di pratica.
Potresti anche dover scrivere una mail su una cosa banale come il feedback di un cliente a proposito di un progetto. Questo non significa che anche la tua scelta di vocaboli o la tua scrittura debba essere monotona. Usa un linguaggio descrittivo che stimoli la curiosità incoraggiando una ruisposta affermativa e positivca.
Se il contenuto è leggibile non finirà nel filtro spam.
Non c’è dubbio che il mondo degli affari si sia spostato in parte sulla messaggistica istantanea ma le e-mail hanno ancora un posto essenziale
Un volume enorme di messaggi ed e-mail inonda gli smartphone quotidianamente. È importante essere sicuri che le tue email vengano notate invece che accomuate al mucchio di immondizia digitale noto come spam.
Ricapitolando, informazioni essenziali, specificatamente scritte per il destinatario e coinvolgenti da leggere. Con questi semplici consigli e un po’ di pratica vedrai che le tue mail diventeranno uno strumento efficace con cui condurre i tuoi affari.
Se invece ti interessa come scrivere una newsletter nel modo migliore puoi affidarti a servizi che ti permettono di assemblarne di bellissime in automatico, come ad esempio Squalomail o Mailup. Certo, questi siti non ti aiuteranno a capire quali contenuti sono i migliori per arricchire la tua newsletter e convertire in acquisti il maggior numero di click. Ma non temere, sfruttando i consigli del blog di Testi Per Siti Web e con un po’ di pratica potrai affidarti alla tua abilità.